El registro horario de los trabajadores lleva siendo obligatorio desde 2019. Pero hay una diferencia crítica entre tener cualquier sistema y tener un sistema homologado. En 2026, la Inspección de Trabajo ha endurecido los criterios de lo que cuenta como registro válido — y las hojas de Excel, los papeles firmados o las apps no auditables ya no son suficientes.
Si tienes empleados en tu empresa, esto te afecta directamente. No importa si son 2 trabajadores o 200.
Resumen rápido: El registro horario digital homologado es obligatorio para todas las empresas con empleados. Sin él, la Inspección de Trabajo puede sancionar. La multa mínima es de 626€ por infracción grave — y cada trabajador sin registro correcto cuenta como una infracción separada.
¿Qué dice exactamente la ley?
El Real Decreto-ley 8/2019 obligó a todas las empresas a registrar la jornada laboral de sus empleados: hora de entrada, hora de salida y tiempo de descanso. El objetivo declarado era combatir las horas extra no pagadas.
Lo que cambió con las nuevas directrices de 2026 es el estándar técnico. La Inspección de Trabajo exige ahora que los registros cumplan tres condiciones:
- Trazabilidad: cada fichaje debe quedar almacenado con marca de tiempo inalterable.
- Accesibilidad: el trabajador debe poder consultar su propio registro en cualquier momento.
- Exportabilidad: la empresa debe poder entregar el historial completo a la Inspección en un plazo de 24 horas si se lo solicitan.
Una hoja Excel que cualquiera puede modificar no cumple el primer requisito. Un papel firmado no cumple ninguno de los tres.
¿Qué multas arriesga tu empresa?
Si tienes 5 empleados sin registro homologado y te hace una visita la Inspección, estás ante una exposición de hasta 31.250€. No es teórico: las actuaciones de la ITSS (Inspección de Trabajo y Seguridad Social) han aumentado un 34% en los dos últimos años.
¿Qué sistemas cuentan como válidos?
Cualquier sistema que garantice los tres requisitos técnicos mencionados. En la práctica, eso significa software o apps que:
- Registren los fichajes con timestamp en servidor (no en el dispositivo local).
- No permitan modificar registros ya guardados sin dejar huella de auditoría.
- Permitan exportar el historial en formato legible (CSV, PDF o similar).
- Den acceso individual a cada empleado a sus propios registros.
Los sistemas basados en tarjetas físicas, huella dactilar o PIN también son válidos si cumplen estos requisitos. Pero en 2026, la mayoría de PYMEs encuentra más rentable una solución digital desde el móvil: sin hardware que instalar, sin mantenimiento físico, sin coste por puesto de trabajo.
El error más común: confundir "tener algo" con "cumplir"
La gran mayoría de empresas que han recibido sanciones en los últimos dos años tenían algún sistema de fichaje. El problema era que ese sistema no generaba registros con las garantías técnicas exigidas.
Un grupo de WhatsApp donde los empleados escriben "entro" y "salgo" no es registro horario. Una hoja compartida en Google Drive donde cada trabajador apunta sus horas tampoco. No porque la ley lo diga explícitamente, sino porque no garantizan la integridad ni la inalterabilidad de los datos.
Cómo implementarlo sin hardware ni complicaciones
La solución técnicamente correcta no tiene por qué ser cara ni compleja. El trabajador necesita poder fichar desde su móvil en segundos. La empresa necesita los registros almacenados, auditables y exportables.
En Turia Studio implementamos sistemas de fichaje digital desde el móvil en menos de una semana: sin hardware, sin app nativa que instalar, con acceso individual para cada empleado y panel de control para el empresario. El setup parte de 500€ y el mantenimiento mensual desde 29€.
Si tienes dudas sobre si tu sistema actual cumple los requisitos, podemos hacer una revisión gratuita antes de que la Inspección lo haga por ti.
Revisar mi sistema de fichaje